Regime simplificado ou contabilidade organizada? A conta que quase todos esquecem

Tens despesas a sério na tua atividade, rendas, equipamento, deslocações, e alguém te disse a frase mágica: “se as tuas despesas passam dos 25%, muda para contabilidade organizada que poupas no IRS”. Parece lógico. O problema é que essa frase só conta metade da história, e a metade que falta pode fazer com que mudes de regime, contrates um contabilista, e no fim aches que afinal pagas mais do que antes. Vamos fazer a conta toda, IRS e Segurança Social, porque é só assim que a decisão faz sentido.

Os dois regimes em duas linhas

No regime simplificado não precisas de contabilista. A AT aplica um coeficiente ao que faturas para chegar ao rendimento tributável, e parte das tuas despesas já vai presumida nesse coeficiente, sem teres de juntar faturas de nada. É o regime por defeito quando abres atividade.

Na contabilidade organizada já não há presunção. Parte-se do que faturas, subtraem-se as despesas reais, documentadas e elegíveis, e o que sobra (o lucro tributável) é que é tributado. Em troca, és obrigado a ter um contabilista certificado, que é um custo recorrente.

A organizada só é obrigatória acima de 200.000 € de faturação por ano. Abaixo disso, ficas no simplificado por defeito e só passas à organizada por opção, feita na declaração de início ou de alteração de atividade.

Como funciona o IRS em cada regime

No simplificado, aplica-se o coeficiente ao bruto. Serviços do artigo 151.º (designers, consultores, programadores, formadores) usam 0,75, ou seja, só 75% do que faturas conta para o IRS e os outros 25% são despesas que o Estado já te dá por descontadas. Outros serviços usam 0,35 e a venda de bens 0,15. Acima de 27.360 €/ano entra a regra de teres de justificar 15% de despesas, senão a diferença acresce ao rendimento tributável. Vemos isto com calma nas despesas dedutíveis no regime simplificado.

Na organizada, o IRS calcula-se sobre o lucro real: faturação menos despesas documentadas. Por isso, em IRS, a organizada só compensa se as tuas despesas reais forem maiores do que as presumidas pelo coeficiente, ou seja, mais de 25% do bruto para os serviços do artigo 151.º. Se gastas menos do que isso, o simplificado é mais generoso, porque te dá 25% de despesa “de borla” mesmo que não a tenhas.

Até aqui, é a tal história que toda a gente conta. Agora vem a parte que quase nenhum artigo menciona.

A conta que muda tudo: a Segurança Social

A Segurança Social não funciona da mesma maneira nos dois regimes, e é isto que pode inverter a tua decisão.

No simplificado, a contribuição é proporcional: 21,4% sobre 70% dos teus serviços (20% na venda de bens), qualquer coisa à volta de 15% do que faturas. Não há piso de 1,5×IAS. O único mínimo é de 20 €/mês, e só aparece quando não tiveste rendimento. Faturas menos, pagas literalmente menos.

Na organizada, a base muda: passa a ser o lucro tributável a dividir por 12, e tem um piso de 1,5×IAS, que em 2026 dá 805,70 €/mês de base mínima. Repara no que isto significa: quando reduzes muito o lucro com despesas para poupar IRS, a Segurança Social não acompanha essa descida abaixo do piso. Ou seja, podes poupar no IRS e, ao mesmo tempo, ficar preso a uma base de SS que já não desce. Em ambos os regimes existe o tecto de 12×IAS (6.445,56 €/mês) e o ajuste opcional de ±25% na base, em escalões de 5%. Tens o detalhe em Segurança Social do trabalhador independente.

Verifiquei vários artigos populares sobre este tema e nenhum faz esta conta integrada. Reduzem tudo a “passa dos 25% e muda”. Mas a decisão certa não é essa. É: IRS poupado + SS poupada vs SS extra pelo piso + custo do contabilista.

A Rita e a Sofia: o mesmo regime, decisões opostas

Imagina a Rita. Faz serviços do artigo 151.º, fatura 40.000 €/ano e tem 6.000 € de despesas reais (15% do bruto).

• Simplificado. Rendimento tributável: 40.000 × 0,75 = 30.000 €. O coeficiente presume 25%, ou seja 10.000 € de despesa, mais do que os 6.000 € reais dela. O simplificado é generoso aqui. A SS: 21,4% sobre 70% de 40.000 = 5.992 €/ano (perto de 499 €/mês), proporcional e muito acima do piso.
• Organizada. Lucro tributável: 40.000 − 6.000 = 34.000 €, mais do que os 30.000 € do simplificado, paga mais IRS. A SS: base de 34.000/12 = 2.833 €/mês, 21,4% disso dá cerca de 606 €/mês (perto de 7.276 €/ano), também mais SS.

Para a Rita, a organizada perde nos dois lados e ainda traz contabilista. Fica no simplificado, sem dúvida.

Agora a Sofia, mesma faturação de 40.000 €, mas uma atividade com renda de espaço e equipamento: 20.000 € de despesas reais (50% do bruto).

• Simplificado. Continua a reconhecer só 10.000 € de despesa presumida, logo o tributável fica em 30.000 €.
• Organizada. Lucro tributável: 40.000 − 20.000 = 20.000 €, paga menos IRS (10.000 € a menos de base). E a SS: base de 20.000/12 = 1.667 €/mês, ainda acima do piso de 805,70 €, logo a SS também desce de verdade, para cerca de 357 €/mês contra os 499 €/mês do simplificado.

Para a Sofia, a organizada compensa em IRS e em SS. Falta só confirmar que essa poupança total supera o custo anual do contabilista.

A lição é esta: o ponto de viragem não são os 25% de despesas isolados. É preciso simular o IRS e a SS juntos, e ver se o teu lucro/12 cai perto do piso de 805,70 €, porque é aí que a Segurança Social deixa de descer por mais despesas que tenhas.

E o resto? IVA, IRS Jovem e prazos

O IVA é independente desta escolha. A isenção do artigo 53.º vale até 15.000 €/ano de faturação (tolerância até 18.750 €); acima disso cobras 23% no Continente. Tens o detalhe em tens de cobrar IVA?.

O IRS Jovem aplica-se em qualquer dos regimes (100% no ano 1, 75% nos anos 2-4, 50% nos anos 5-7, 25% nos anos 8-10, com limite de 55×IAS = 29.542,15 €/ano), mas reduz só o IRS. Não reduz a Segurança Social nem a retenção na fonte, por isso não altera a comparação que fizemos em cima.

A escolha do regime reflete-se na Modelo 3 / Anexo B, entregue de 1 de abril a 30 de junho, com acerto e pagamento até final de agosto. A opção pela organizada faz-se na declaração de início ou de alteração de atividade.

Quem fica bem em cada lado

No simplificado ficam confortáveis os prestadores de serviços com poucas despesas reais: consultores, formadores, freelancers digitais. A presunção de 25% já é generosa e a SS proporcional protege nos anos mais fracos.

Na organizada podem ganhar atividades com despesas reais bem acima de 25% (rendas, equipamento caro, mercadorias, deslocações, subcontratação) e faturação alta e estável o suficiente para diluir o custo do contabilista, mas sempre testando o efeito do piso da SS.

O próximo passo

Antes de mudares fosse o que fosse, mete os teus números reais no simulador de recibos verdes e compara o líquido nos dois cenários, com IRS e Segurança Social lado a lado. É a única forma de veres se o ponto de viragem é mesmo o teu, em vez de seguires a regra dos 25% que ignora metade da conta.

Como cada situação é diferente e os valores mudam, confirma sempre a tua situação com a AT, a Segurança Social ou um contabilista certificado. Este artigo é informativo, não é aconselhamento fiscal.